Tư vấn URSA, chứng nhận URSA. Quy trình Tư vấn, Đào tạo và Báo giá dịch vụ chứng nhận

Tư vấn URSA, Chứng nhận URSA – Quy trình Tư vấn, Đào tạo và Báo giá dịch vụ đánh giá URSA

Trong chuỗi cung ứng toàn cầu, đặc biệt đối với các doanh nghiệp sản xuất và cung cấp hàng hóa, nguyên vật liệu, dịch vụ cho các tập đoàn đa quốc gia, yêu cầu về trách nhiệm xã hội, điều kiện lao động, an toàn sức khỏe nghề nghiệp, môi trường và đạo đức kinh doanh ngày càng được kiểm soát chặt chẽ. URSA – Understanding Responsible Sourcing Audit là một chương trình đánh giá trách nhiệm nguồn cung ứng được Unilever xây dựng nhằm đánh giá nhà cung cấp dựa trên các yêu cầu của Unilever Responsible Sourcing Policy (RSP) cùng các yêu cầu pháp luật và quy định có liên quan.

VINTECOM Quốc tế cung cấp dịch vụ tư vấn URSA, đào tạo URSA, đánh giá hiện trạng, URSA Gap Assessment, Mock Audit và hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ, bằng chứng và khắc phục Non-Conformities (NC) trước khi thực hiện đánh giá chính thức. Doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ tư vấn độc lập để chủ động nhận diện các khoảng cách trước khi bước vào quá trình đánh giá của đơn vị đánh giá được chấp thuận theo yêu cầu của Unilever.

1. URSA là gì?

URSA là viết tắt của Understanding Responsible Sourcing Audit, được Unilever phát triển như một giao thức đánh giá trách nhiệm nguồn cung ứng đối với nhà cung cấp. Mục tiêu của URSA là đánh giá khả năng của nhà cung cấp trong việc thực hiện các yêu cầu về trách nhiệm nguồn cung ứng, không chỉ dừng lại ở việc đáp ứng pháp luật mà còn hướng tới các yêu cầu và thực hành tốt theo Responsible Sourcing Policy – RSP của Unilever.

Khác với ISO 9001, ISO 14001 hay ISO 45001, URSA không nên được hiểu như một tiêu chuẩn hệ thống quản lý độc lập để doanh nghiệp đăng ký chứng nhận theo mô hình chứng nhận ISO. Đây là audit protocol được sử dụng trong quá trình đánh giá nhà cung cấp của Unilever. Tài liệu của Unilever cũng cho thấy việc đánh giá URSA gắn với hệ thống quản lý và qualification của nhà cung cấp trong USQS – Unilever Supplier Qualification System.

Vì vậy, trong thực tế thị trường có thể xuất hiện các cách gọi như “chứng nhận URSA”, “audit URSA” hoặc “đánh giá URSA”, nhưng khi tư vấn cho doanh nghiệp cần xác định chính xác yêu cầu đánh giá của Unilever, phạm vi site, loại hình nhà cung cấp và yêu cầu audit hiện hành trước khi xác định hồ sơ và kế hoạch chuẩn bị.

2. URSA đánh giá những nội dung nào?

URSA tập trung vào việc đánh giá thực tế tại doanh nghiệp và khả năng kiểm soát các rủi ro liên quan đến trách nhiệm nguồn cung ứng. Phạm vi đánh giá có thể bao gồm các vấn đề về lao động và điều kiện làm việc, quyền con người, sức khỏe và an toàn, môi trường, tính liêm chính trong kinh doanh và các yêu cầu liên quan đến quyền sử dụng đất, cùng các yêu cầu pháp luật và yêu cầu cụ thể của RSP. Các tài liệu hướng dẫn URSA công khai trước đây cũng cho thấy đánh giá được thực hiện thông qua xem xét hồ sơ, khảo sát hiện trường, phỏng vấn người lao động và đánh giá bằng chứng thực tế.

Điểm đặc biệt của URSA là auditor không chỉ xem xét doanh nghiệp có ban hành chính sách hay quy trình hay không mà còn quan tâm đến việc các yêu cầu đó có thực sự được triển khai tại nơi làm việc hay không. Do đó, các hồ sơ về hợp đồng lao động, tiền lương, thời giờ làm việc, đào tạo, an toàn, tai nạn lao động, môi trường, các giấy phép liên quan, chính sách đạo đức kinh doanh và bằng chứng thực hiện cần có sự thống nhất giữa tài liệu và thực tế vận hành.

3. Tư vấn URSA dành cho những doanh nghiệp nào?

Dịch vụ tư vấn URSA phù hợp với doanh nghiệp đang hoặc chuẩn bị trở thành nhà cung cấp cho Unilever và được yêu cầu thực hiện đánh giá trách nhiệm nguồn cung ứng. Đặc biệt, doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu, bao bì, thành phẩm hoặc các đơn vị cung cấp dịch vụ, thiết bị và các hoạt động hỗ trợ cho chuỗi cung ứng có thể cần chuẩn bị các yêu cầu khác nhau tùy theo loại hình và mức độ rủi ro.

Đối với doanh nghiệp đã nhận yêu cầu audit, việc tư vấn trước đánh giá giúp xác định rõ phạm vi áp dụng, site cần đánh giá, hồ sơ cần chuẩn bị, các yêu cầu pháp luật cần đáp ứng và những điểm có khả năng phát sinh NC. Đối với doanh nghiệp đã từng thực hiện URSA và còn các NC chưa đóng, VINTECOM Quốc tế tiến hành hỗ trợ phân tích nguyên nhân, xây dựng Corrective Action Plan và chuẩn bị bằng chứng để phục vụ quá trình xác minh khắc phục.

4. Tư vấn Gap Assessment và Mock Audit URSA

Một trong những nội dung quan trọng nhất trước khi đánh giá chính thức là thực hiện URSA Gap Assessment. VINTECOM Quốc tế sẽ rà soát hiện trạng doanh nghiệp theo phạm vi và yêu cầu đánh giá được xác định, đối chiếu giữa yêu cầu và bằng chứng thực tế, từ đó xác định những khoảng cách cần xử lý trước ngày audit.

Sau Gap Assessment, doanh nghiệp có thể thực hiện Mock Audit URSA theo phương pháp đánh giá dựa trên bằng chứng. Hoạt động này mô phỏng các nội dung mà auditor có thể xem xét như kiểm tra hồ sơ, quan sát hiện trường, phỏng vấn quản lý và người lao động, kiểm tra điều kiện làm việc và đối chiếu giữa chính sách, hồ sơ với thực tế.

Mock Audit không nhằm thay thế cuộc đánh giá chính thức mà giúp doanh nghiệp nhìn thấy trước những điểm chưa phù hợp để có thời gian khắc phục. Đây là bước đặc biệt hữu ích đối với doanh nghiệp lần đầu tham gia đánh giá URSA hoặc doanh nghiệp đã từng phát sinh nhiều NC trong lần đánh giá trước.

5. Đào tạo URSA cho cán bộ và người lao động

Vintecom Quốc tế tiến hành đào tạo URSA và triển khai theo đúng vai trò của từng nhóm nhân sự thay vì chỉ tập trung vào bộ phận quản lý hệ thống. Đội ngũ nhân sự phụ trách nhân sự, tiền lương, an toàn, môi trường, pháp chế, sản xuất và quản lý nhà máy cần hiểu những yêu cầu liên quan trực tiếp đến công việc của mình.

Bên cạnh đó, người lao động cũng cần được phổ biến các chính sách và quy định có liên quan đến quyền lợi, thời giờ làm việc, tiền lương, an toàn, chống phân biệt đối xử, cơ chế khiếu nại và các quy định tại nơi làm việc. Trong audit trách nhiệm xã hội, phỏng vấn người lao động là một nguồn bằng chứng quan trọng, vì vậy sự thống nhất giữa hồ sơ và thực tế người lao động hiểu và thực hiện như thế nào có ý nghĩa rất lớn.

VINTECOM Quốc tế tiến hành xây dựng chương trình đào tạo nhận thức URSA, đào tạo cán bộ phụ trách, đào tạo chuẩn bị audit và đào tạo khắc phục NC theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp.

6. Hồ sơ cần chuẩn bị cho đánh giá URSA

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hệ thống hồ sơ có khả năng chứng minh việc đáp ứng các yêu cầu áp dụng. Tùy phạm vi đánh giá, hồ sơ có thể bao gồm chính sách và quy trình nội bộ, hồ sơ nhân sự, hợp đồng lao động, hồ sơ tiền lương, chấm công, thời giờ làm việc, hồ sơ đào tạo, hồ sơ an toàn sức khỏe nghề nghiệp, hồ sơ tai nạn và hành động khắc phục, giấy phép pháp lý, hồ sơ môi trường, hồ sơ kiểm tra thiết bị, hồ sơ phòng cháy chữa cháy và các hồ sơ liên quan đến đạo đức kinh doanh.

Đặc biệt, doanh nghiệp không nên chuẩn bị hồ sơ theo hướng “đối phó audit”. Auditor có thể đối chiếu hồ sơ với hiện trường và phỏng vấn người lao động. Nếu chính sách quy định một nội dung nhưng thực tế không thực hiện hoặc hồ sơ không phản ánh đúng hoạt động, khoảng cách này có thể trở thành vấn đề trong quá trình đánh giá.

7. Quy trình tư vấn URSA của VINTECOM Quốc tế

Quy trình tư vấn URSA tại VINTECOM được xây dựng theo hướng đánh giá hiện trạng → xác định khoảng cách → xây dựng kế hoạch → đào tạo → triển khai → Mock Audit → khắc phục → chuẩn bị đánh giá chính thức.

Trước tiên, VINTECOM trao đổi với doanh nghiệp về yêu cầu của Unilever, loại hình sản phẩm hoặc dịch vụ cung cấp, địa điểm và phạm vi hoạt động liên quan. Tiếp theo, chuyên gia tiến hành Gap Assessment để xác định các điểm phù hợp, điểm chưa phù hợp và các rủi ro cần ưu tiên xử lý.

Sau đó, VINTECOM hỗ trợ doanh nghiệp hoàn thiện chính sách, quy trình, biểu mẫu và hồ sơ cần thiết; đồng thời hướng dẫn triển khai tại hiện trường. Khi hệ thống đã được vận hành, VINTECOM thực hiện Mock Audit để đánh giá lại bằng chứng và khả năng sẵn sàng của doanh nghiệp. Những NC phát hiện được sẽ được phân tích nguyên nhân và theo dõi hành động khắc phục trước khi doanh nghiệp bước vào audit chính thức.

8. Đánh giá URSA chính thức được thực hiện như thế nào?

Theo các tài liệu hướng dẫn URSA, quá trình đánh giá có thể bao gồm chuẩn bị trước audit, xem xét thông tin, đánh giá tại site, phỏng vấn, kiểm tra tài liệu và hiện trường, họp kết thúc và lập báo cáo. Các vấn đề không phù hợp được ghi nhận cần được doanh nghiệp xây dựng hành động khắc phục và thực hiện theo thời hạn yêu cầu.

Điều quan trọng là VINTECOM với vai trò tư vấn và đào tạo không thay thế tổ chức đánh giá chính thức. VINTECOM hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị và cải thiện mức độ sẵn sàng; cuộc đánh giá chính thức cần được thực hiện theo yêu cầu của Unilever và đơn vị audit được chấp thuận trong chương trình tương ứng.

9. Khắc phục NC sau đánh giá URSA

Sau audit, doanh nghiệp cần tập trung vào việc xử lý các NC dựa trên nguyên nhân gốc thay vì chỉ khắc phục biểu hiện. Một Corrective Action Plan hiệu quả cần xác định rõ vấn đề, nguyên nhân, hành động khắc phục, người chịu trách nhiệm, thời hạn và bằng chứng hoàn thành.

Các tài liệu URSA trước đây của Unilever yêu cầu NC phải được đưa vào quá trình khắc phục và xác minh trong thời hạn quy định; vì vậy doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đến việc hoàn thành và cung cấp bằng chứng đúng thời hạn thay vì chờ đến khi gần hết thời gian mới xử lý.

VINTECOM có thể hỗ trợ doanh nghiệp phân tích Root Cause, Corrective Action, Preventive Action, rà soát bằng chứng và chuẩn bị cho hoạt động follow-up verification khi cần thiết.

10. URSA khác gì với SMETA, BSCI và các chương trình đánh giá trách nhiệm xã hội?

URSA, SMETA và BSCI đều có thể được doanh nghiệp gặp trong quá trình tham gia chuỗi cung ứng quốc tế nhưng bản chất và chủ thể quản lý chương trình không giống nhau.

URSA gắn trực tiếp với yêu cầu Responsible Sourcing của Unilever. SMETA là phương pháp audit của Sedex và không phải chứng nhận; BSCI là hệ thống đánh giá trách nhiệm xã hội trong hệ sinh thái amfori. Vì vậy, doanh nghiệp không nên sử dụng một checklist duy nhất cho tất cả các chương trình mà cần xác định đúng yêu cầu của khách hàng và chương trình audit cụ thể.

Đặc biệt, tài liệu Unilever từng công bố cho phép một số nhà cung cấp lựa chọn giữa URSA và SMETA 6.0 4-Pillar đối với các loại audit được quy định, cho thấy việc lựa chọn hình thức đánh giá phụ thuộc vào yêu cầu qualification và loại nhà cung cấp của Unilever.

11. Báo giá dịch vụ tư vấn và đánh giá URSA

Chi phí tư vấn URSA do Vintecom Quốc tế thực hiện dựa trên phạm vi công việc phụ thuộc vào số lượng site, số lượng người lao động, loại hình hoạt động, mức độ phức tạp của chuỗi cung ứng, tình trạng hệ thống hiện tại và yêu cầu audit cụ thể của khách hàng.

VINTECOM có thể xây dựng báo giá riêng cho từng giai đoạn như Gap Assessment, tư vấn xây dựng và hoàn thiện hệ thống, đào tạo URSA, Mock Audit, hỗ trợ khắc phục NC và hỗ trợ chuẩn bị audit chính thức. Chi phí của cuộc audit chính thức, nếu phát sinh, được xác định theo đơn vị đánh giá và chương trình được Unilever chấp thuận, không nên gộp chung với phí tư vấn của VINTECOM.

Để nhận báo giá phù hợp, doanh nghiệp nên cung cấp phạm vi sản xuất hoặc dịch vụ, địa điểm, số lượng người lao động, yêu cầu audit từ Unilever, tình trạng audit trước đây và các báo cáo NC/CAP hiện có. Trên cơ sở đó, VINTECOM có thể xây dựng phương án và phạm vi dịch vụ phù hợp thay vì áp dụng một báo giá chung.

12. Dịch vụ Tư vấn – Đào tạo – Mock Audit URSA của VINTECOM Quốc tế

VINTECOM Quốc tế cung cấp dịch vụ tư vấn URSA, đào tạo URSA, URSA Gap Assessment, Mock Audit, chuẩn bị hồ sơ, đánh giá hiện trường và hỗ trợ khắc phục NC cho doanh nghiệp đang tham gia hoặc chuẩn bị tham gia chuỗi cung ứng của các tập đoàn đa quốc gia.

Phương pháp tư vấn của VINTECOM tập trung vào việc biến yêu cầu audit thành hệ thống quản lý có khả năng vận hành thực tế, trong đó chính sách, quy trình, hồ sơ, điều kiện làm việc và nhận thức của người lao động phải có sự thống nhất. Khi cần thiết, các yêu cầu URSA có thể được tích hợp với hệ thống ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ESG, trách nhiệm xã hội và quản lý chuỗi cung ứng để doanh nghiệp không phải xây dựng quá nhiều hệ thống riêng biệt.

VINTECOM cũng có thể hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện Mock Audit theo phương pháp dựa trên bằng chứng, giúp ban lãnh đạo nhận diện sớm các rủi ro trước khi bước vào đánh giá chính thức.

Kết luận

URSA – Understanding Responsible Sourcing Audit là một nội dung quan trọng đối với các doanh nghiệp tham gia chuỗi cung ứng của Unilever và cần chứng minh khả năng đáp ứng các yêu cầu về trách nhiệm nguồn cung ứng. Việc chuẩn bị tốt không chỉ nằm ở hồ sơ mà phải thể hiện qua điều kiện làm việc thực tế, việc tuân thủ pháp luật, quản lý người lao động, an toàn, môi trường, đạo đức kinh doanh và khả năng thực hiện các hành động khắc phục.

VINTECOM Quốc tế cung cấp giải pháp Tư vấn URSA – Đào tạo URSA – URSA Gap Assessment – Mock Audit – Hỗ trợ khắc phục NC và chuẩn bị đánh giá, giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát khoảng cách và nâng cao mức độ sẵn sàng trước khi thực hiện audit chính thức.